آشنایی با بانکهای اطلاعاتی

تعاریف زیادی از «بانک اطلاعات» یا «پایگاه داده» ارائه شده. اگر بخواهیم از عبارت های تخصصی دوری کنیم و به صورت ساده مفهوم بانک اطلاعات را بیان کنیم می‎توان گفت همانطور که از نام آن پیداست، بانک اطلاعات محلی برای نگهداری اطلاعات و پردازش روی اطلاعات می‎باشد.

ویژگی اطلاعات وارد شده در بانک اطلاعات

به طور ساده میتوان گفت هر اطلاعاتی که روی یک فرم قابل یادداشت باشد را میتوان به شکل یک بانک اطلاعاتی پیاده سازی کرد. فرم های مختلفی را میتوانید تصور کنید، از دفترچه تلفن با سه گزینه «نام»، «نام خانوادگی» و «شماره تلفن» تا یک نرم افزار حسابداری که اطلاعاتی که در جداول دفتر حسابها وارد می شود را وارد بانک اطلاعات حسابداری میکنند. تا فرم های اداره آمار کشور.

معمولا در تمام مشاغل اداری ما نیاز به بانک اطلاعات داریم، از پرونده های مشتریان گرفته تا ده ها نیاز دیگر.

بانک اطلاعات برای ما چه کار میکند

به طور خلاصه میتوان گفت بانک اطلاعات سه مرحله زیر را انجام میدهد

• نگهداری از اطلاعات به شکل منظم
• محاسبه
• ارائه گزارشات به شکل دلخواه ما

آیا یک فایل اکسل یک بانک اطلاعاتی محسوب میشود؟

در نرم افزار اکسل ما فرم هایی داریم که آنها را در قالب جداول اکسل دسته بندی میکنیم. شاید بتوان جداول اکسل را ابتدایی ترین نوع بانک اطلاعاتی دانست. اما در اکسل محدودیت های زیادی وجود دارد که نرم افزارهای بانک اطلاعات این محدودیتها را رفع کردند.

ارتباط بین جداول

به عنوان مثال شما تعدادی مشتری دارید که در اکسل مشخصات آنها را مطابق تصویر روبرو وارد کردید. حالا هر کدام از مشتریان شما بارها از شما خریدهایی کردند و فاکتورهایی برای آنها صادر شده که هر فاکتور تعدادی اقلام کالا را شامل می شود. این فاکتورها در نرم افزار اکسل چطور می توانند وارد شوند که ارتباطشان را با مشتری حفظ کنند؟

البته این کار با نرم افزار اکسل شدنی است اما ارتباطات با سختی فراوان امکان پذیر است. ما در بانک اطلاعات برای این منظور از جداول مختلفی استفاده میکنیم. در مثالی که ذکر شد حداقل سه جدول که با هم در ارتباط هستند مورد نیاز است.

جدول اول همان جدول اکسل است که در تصویر بالا مشاهده میکنید. یعنی اطلاعات مخاطبین. جدول دوم اطلاعات کالاست. که شامل «نام کالا»، «قیمت»، «شماره بارکد»، «وزن کالا»، «ابعاد» و سایر مشخصات کالا می‎باشد. جدول سوم اطلاعات فاکتورهاست که در حقیقت بین جداول اطلاعات مخاطبین و کالا ارتباط برقرار میکند. من ترجیح میدهم در چنین بانک اطلاعاتی علاوه بر جداول فوق یک جدول موجودی کالا هم داشته باشیم و بر روی ورود و خروج کالا نظارت کنیم و آمار کالاهای موجود را هم داشته باشیم.

پس در بانک اطلاعات جداول مختلفی داریم که با هم ارتباط برقرار میکنند.

فرم پذیر بودن اطلاعات

مزیت دوم در بانک اطلاعات فرم پذیر بودن اطلاعات است. به عنوان نمونه تصویری که در ابتدای متن از «فرم اطلاعات فردی» آورده شده یک نمونه از فرم های بانک اطلاعات است. هرچند که در نهایت اطلاعات روی جداولی شبیه جداول اکسل ذخیره میشوند اما در ورود و مشاهده اطلاعات ما از انواع فرم ها استفاده میکنیم.

مزیت بعدی بانک اطلاعات این است که هر اطلاعات یک بار و فقط یک بار وارد نرم افزار می‎شوند. در بانک اطلاعاتی هیچ اطلاعاتی حق ندارد دو بار وارد سیستم شود. یک مشتری هزاران بار هم که از ما خرید کند، اطلاعات آن مشتری صرفا یک بار در اولین خرید وارد می‎شود و در خریدهای بعدی از کد مشتری برای ارتباط مشتری با فاکتور استفاده می کنیم.